Qué revisar antes de contratar un software empresarial

Antes de contratar un software empresarial, es importante analizar si realmente responde a las necesidades del negocio. Revisar sus funciones, costos, seguridad, soporte y condiciones del servicio puede evitar gastos innecesarios y dificultades durante su implementación.

En pocas palabras

Contratar un software empresarial no consiste solamente en elegir un programa que tenga muchas funciones o que parezca moderno.

La empresa necesita comprobar que la herramienta resuelva sus problemas, que sus costos sean sostenibles y que las condiciones ofrecidas por el proveedor sean adecuadas.

Una decisión bien evaluada puede facilitar las operaciones y evitar compromisos tecnológicos que posteriormente resulten difíciles de modificar.

Una historia que probablemente resulte familiar

Una empresa decide contratar un sistema para organizar sus ventas, administrar sus clientes y controlar sus operaciones.

El proveedor realiza una presentación atractiva y muestra diferentes funciones. El precio inicial parece razonable y la gerencia considera que ha encontrado una buena solución.

Sin embargo, después de contratarlo aparecen algunas dificultades.

Algunas funciones requieren pagos adicionales, la capacitación no estaba incluida y la integración con el sistema contable representa un costo que no se había considerado.

Además, los empleados necesitan más tiempo del previsto para aprender a utilizarlo.

El problema no necesariamente está en el software. La dificultad fue contratarlo sin revisar suficientemente sus condiciones y su adaptación a las necesidades de la empresa.

Una mejor decisión habría comenzado con una evaluación más completa antes de firmar el contrato.

Cinco aspectos que debes revisar antes de contratar un software empresarial

1. Las funciones y necesidades reales de la empresa

Antes de contratar cualquier sistema, identifica qué problemas necesitas resolver y comprueba si las funciones ofrecidas responden a esas necesidades.

Por ejemplo, una empresa puede necesitar:

• Controlar sus ventas y compras.

• Administrar inventarios.

• Dar seguimiento a sus clientes.

• Organizar información financiera.

• Supervisar proyectos y actividades.

• Generar reportes para la dirección.

No se trata de contratar un programa que tenga la mayor cantidad de funciones, sino uno que permita resolver las necesidades prioritarias.

También conviene distinguir entre las funciones incluidas en el plan contratado y aquellas que requieren pagos adicionales.

2. Los costos y las condiciones del servicio

El precio inicial no siempre representa el costo total de utilizar un software.

Antes de tomar una decisión, revisa:

• Licencias o suscripciones.

• Costos de instalación y configuración.

• Capacitación del personal.

• Migración de información.

• Integraciones con otros sistemas.

• Actualizaciones y soporte.

• Módulos o funciones adicionales.

También verifica las condiciones de renovación, cancelación y posibles incrementos de precios.

Un sistema que parece económico inicialmente puede representar una inversión considerable cuando se agregan todos los gastos relacionados con su utilización.

3. La seguridad y el manejo de la información

El software empresarial puede almacenar datos importantes de clientes, proveedores, empleados, operaciones comerciales y registros financieros.

Por eso, es necesario conocer cómo el proveedor protege esa información.

Conviene preguntar:

• ¿Quién puede acceder a los datos?

• ¿Existen diferentes permisos para los usuarios?

• ¿Se realizan copias de seguridad?

• ¿Cómo se recupera la información ante una falla?

• ¿Dónde se almacenan los datos?

• ¿Qué sucede con la información cuando termina el contrato?

La empresa debe conocer las responsabilidades del proveedor y las medidas que debe mantener internamente para proteger sus registros.

4. El soporte técnico y la experiencia del proveedor

Un sistema puede tener buenas características, pero si el proveedor no ofrece asistencia adecuada, su utilización puede convertirse en un problema.

Antes de contratar, investiga su experiencia y revisa:

• Qué canales de atención ofrece.

• En qué horarios proporciona soporte.

• Cuánto tiempo tarda en responder.

• Qué tipo de asistencia está incluida.

• Si proporciona manuales y capacitación.

• Si tiene experiencia con empresas similares.

También es conveniente conocer qué procedimiento se aplica cuando una falla impide realizar las operaciones habituales.

No basta con que el proveedor prometa asistencia. Es importante saber qué servicios están realmente incluidos en el contrato.

5. La integración, continuidad y posibilidad de cambiar de proveedor

El sistema debe responder a las necesidades actuales, pero también conviene evaluar si podrá acompañar el crecimiento de la empresa.

Pregúntate si puede compartir información con otros sistemas, como contabilidad, inventarios, facturación o ventas.

También revisa si permite importar y exportar datos y en qué formatos se puede recuperar la información.

Este aspecto es especialmente importante cuando la empresa utiliza servicios en la nube o depende de una plataforma externa.

Antes de contratar, debes conocer qué ocurriría si en el futuro decides cambiar de proveedor.

La posibilidad de recuperar los registros y trasladarlos a otra herramienta evita una dependencia innecesaria y facilita futuras decisiones tecnológicas.

Consejo práctico

Antes de contratar un software, prepara una pequeña matriz de comparación.

Evalúa cada alternativa considerando los siguientes criterios:

• Funciones necesarias.

• Facilidad de uso.

• Costo total.

• Capacitación y soporte.

• Seguridad y protección de datos.

• Capacidad de integración.

• Condiciones del contrato.

• Posibilidad de recuperar la información.

Asigna una puntuación a cada criterio según su importancia para la empresa.

Después, compara los resultados y solicita una demostración práctica de las alternativas mejor calificadas.

Es recomendable probar el sistema con situaciones reales de trabajo, no limitarse a observar una presentación comercial.

Errores frecuentes

• Elegir un software únicamente por su precio.

• Contratar funciones que la empresa no necesita.

• No revisar los costos adicionales.

• Confiar solamente en las promesas del proveedor.

• No comprobar las condiciones del soporte técnico.

• Ignorar la seguridad y protección de la información.

• No revisar las condiciones de renovación y cancelación.

• No verificar cómo se recuperarán los datos si se cambia de proveedor.

• Contratar sin probar previamente las funciones principales.

Checklist para la empresa

Antes de contratar un software empresarial, comprueba lo siguiente:

• Se han identificado las necesidades que debe resolver.

• Las funciones principales responden a esas necesidades.

• Se conocen las limitaciones del plan contratado.

• Se han calculado los costos iniciales y recurrentes.

• Se han revisado las condiciones de soporte y capacitación.

• Se conocen las medidas de seguridad y respaldo.

• Se ha comprobado su capacidad de integración.

• Se han revisado las condiciones del contrato.

• Se conoce el procedimiento para recuperar los datos.

• Se ha realizado una demostración o prueba práctica.

En resumen

Contratar un software empresarial es una decisión que debe considerar tanto las características de la herramienta como las condiciones del servicio y las necesidades de la organización.

Un programa puede tener muchas funciones y una presentación atractiva, pero eso no garantiza que sea la alternativa más conveniente.

La mejor elección será aquella que permita resolver problemas concretos, facilite el trabajo del personal y mantenga costos razonables para la empresa.

Evaluar antes de contratar es una forma de proteger los recursos y tomar decisiones tecnológicas con mayor fundamento.

La reflexión del director

¿Estamos evaluando suficientemente las condiciones de un software antes de contratarlo, o nos dejamos convencer por sus funciones y su presentación comercial?

Una buena decisión tecnológica comienza mucho antes de firmar un contrato.

Próximo artículo

¿Cómo saber si el software que utiliza mi empresa sigue siendo adecuado?