¿Automatizar significa reemplazar empleados?

La automatización bien diseñada puede liberar a las personas de tareas repetitivas para que concentren su tiempo en actividades de mayor valor.

En pocas palabras

Una de las principales preocupaciones frente a la automatización es que la tecnología sustituya a las personas.

Sin embargo, en muchas empresas el objetivo más útil no es reemplazar personas, sino reducir tareas repetitivas y permitir que los colaboradores concentren su tiempo en actividades que requieren criterio, creatividad, comunicación y experiencia.

La pregunta no debería ser solamente qué puede hacer la tecnología.

También debemos preguntarnos:

¿Qué pueden hacer mejor las personas cuando dejan de dedicar tanto tiempo a tareas repetitivas?

Una historia que probablemente resulte familiar

Elena dirige una empresa de servicios.

Cuando propone automatizar algunos procesos administrativos, varios colaboradores se preocupan.

Piensan que sus puestos podrían desaparecer.

Elena explica que el objetivo es diferente.

No quiere eliminar personas.

Quiere reducir las horas dedicadas a copiar datos, preparar reportes y enviar recordatorios.

Con el tiempo, el equipo comienza a utilizar ese tiempo para atender clientes, resolver problemas y mejorar procesos.

La automatización termina modificando la forma de trabajar, pero no necesariamente eliminando puestos de trabajo.

La pregunta del empresario

¿Cómo puede automatizar mi empresa sin convertir la tecnología en una amenaza para mi equipo?

La respuesta comienza por comprender qué actividades forman parte de cada puesto y cuáles realmente requieren intervención humana.

Automatizar tareas, no necesariamente personas

Un puesto de trabajo normalmente contiene muchas actividades.

Algunas son repetitivas.

Otras requieren análisis.

Otras requieren comunicación.

Y otras requieren tomar decisiones.

La automatización puede encargarse de determinadas actividades repetitivas mientras las personas mantienen aquellas que necesitan experiencia, criterio y capacidad de decisión.

Por eso, antes de automatizar conviene analizar las tareas que componen un trabajo, no simplemente el puesto que las realiza.

Cinco recomendaciones

1. Explique el objetivo desde el principio

El equipo debe comprender por qué se quiere automatizar y qué problema se pretende resolver.

2. Involucre a los colaboradores

Las personas que realizan diariamente un proceso suelen conocer mejor que nadie sus dificultades y tareas repetitivas.

3. Identifique tareas, no personas

El análisis debe concentrarse en qué actividades pueden simplificarse, eliminarse o automatizarse.

4. Capacite al equipo

Cuando cambian los procesos, las personas necesitan conocer las nuevas herramientas y responsabilidades.

5. Reasigne el tiempo liberado

El tiempo recuperado debe orientarse hacia actividades de mayor valor para la empresa.

Consejo práctico

Pregunte a los colaboradores:

“¿Qué tarea de su trabajo eliminaría si pudiera?”

Las respuestas pueden revelar actividades repetitivas, duplicaciones, procesos innecesarios y oportunidades de mejora que la dirección quizá no había identificado.

¿Qué tareas deberían seguir bajo responsabilidad humana?

No todas las actividades son buenas candidatas para automatizarse.

Las tareas que requieren:

criterio, negociación, creatividad, empatía, comunicación compleja o decisiones importantes

pueden necesitar una participación humana significativa.

La tecnología puede apoyar estas actividades, pero no necesariamente sustituirlas.

Errores frecuentes

Presentar la automatización como una reducción de personal.

Excluir al equipo del proceso.

No capacitar a los colaboradores.

Automatizar actividades que requieren demasiado criterio humano.

No definir qué se hará con el tiempo liberado.

Checklist

☐ ¿El equipo conoce el objetivo de la automatización?

☐ ¿Se identificaron las tareas repetitivas?

☐ ¿Se consultó a los colaboradores?

☐ ¿Se analizaron las actividades que requieren criterio humano?

☐ ¿Existe capacitación?

☐ ¿Se definieron nuevas prioridades?

☐ ¿Se medirá el resultado?

En resumen

La automatización puede transformar la forma de trabajar.

Su verdadero valor aparece cuando permite que las personas dediquen más tiempo a clientes, decisiones, innovación y otras actividades de mayor valor.

Automatizar no significa necesariamente reemplazar personas.

Puede significar reemplazar tareas que consumen tiempo y aportan poco valor.

La reflexión del director

La tecnología no debería utilizarse para hacer innecesarias a las personas, sino para hacer innecesarias aquellas tareas que impiden que las personas aporten todo su valor.

Una empresa que automatiza correctamente no solamente busca hacer más con tecnología.

Busca que sus personas puedan hacer mejor aquello que realmente necesita de ellas.

En nuestro próximo artículo

Ya hemos analizado qué procesos automatizar, cuánto pueden costar y qué significa la automatización para los empleados.

Ahora pasaremos a un terreno más práctico:

¿Qué procesos administrativos pueden automatizarse fácilmente?

En el próximo artículo identificaremos algunas de las actividades administrativas que pueden ser buenas candidatas para comenzar.

¿Quiere seguir aprendiendo sobre automatización?

La automatización empresarial puede comenzar con pequeñas tareas y procesos bien seleccionados. Explorar diferentes casos y enfoques puede ayudarle a identificar oportunidades y tomar mejores decisiones antes de implementar una solución.

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