¿Qué es la automatización empresarial y cómo puede mejorar la productividad?

Descubra cómo identificar tareas y procesos que pueden simplificarse o automatizarse para aprovechar mejor el tiempo de su equipo.

Pregunta Clave de Negocio

¿Está su equipo dedicando demasiado tiempo a tareas que podrían realizarse de una manera más sencilla?

En pocas palabras

La automatización empresarial consiste en utilizar tecnología para realizar determinadas tareas o procesos con menor intervención manual.

Pero automatizar no significa simplemente comprar un software.

Primero hay que identificar qué actividades consumen tiempo, cuáles se repiten, dónde se producen errores y qué procesos podrían simplificarse.

Cuando se analiza correctamente, la automatización puede ayudar a que las personas dediquen más tiempo a actividades que requieren análisis, atención al cliente, creatividad o toma de decisiones.

Una situación frecuente en las empresas

Imagine una empresa que recibe diariamente solicitudes de clientes.

Una persona revisa los correos, otra registra la información en una hoja de cálculo, alguien más actualiza el estado de cada solicitud y posteriormente se envían respuestas individuales.

Cada actividad puede parecer sencilla.

El problema aparece cuando estas tareas se repiten cientos de veces durante el año.

La empresa no solamente está utilizando tiempo.

También está utilizando recursos para mantener un proceso que quizá podría simplificarse.

¿Qué puede automatizar una empresa?

No existe una lista única que funcione para todas las empresas.

Sin embargo, algunas actividades suelen ser buenas candidatas para ser analizadas.

Administración

Registro de información, generación de reportes, organización de documentos y actualización de registros.

Ventas

Seguimiento de prospectos, recordatorios, actualización de oportunidades y envío de determinadas comunicaciones.

Atención al cliente

Clasificación de solicitudes, respuestas frecuentes, confirmaciones y distribución de información.

Operaciones

Asignación de tareas, notificaciones, actualización de estados y seguimiento de actividades.

Finanzas

Consolidación de información, avisos, reportes periódicos y determinadas tareas de control.

La clave no está en automatizar por automatizar.

La clave está en determinar dónde la automatización puede aportar valor.

Cinco señales de que un proceso merece ser analizado

1. Se repite constantemente

Cuando una tarea se realiza muchas veces, incluso unos pocos minutos pueden convertirse en muchas horas al año.

2. Requiere introducir la misma información varias veces

La duplicación de datos puede consumir tiempo y aumentar la posibilidad de errores.

3. Genera errores frecuentes

Los procesos manuales repetitivos pueden aumentar el riesgo de equivocaciones.

4. Depende demasiado de recordatorios

Si una actividad necesita que alguien recuerde constantemente qué debe hacerse y cuándo, puede existir una oportunidad de mejora.

5. Consume tiempo que podría utilizarse en actividades de mayor valor

Esta probablemente sea una de las señales más importantes.

El objetivo no es sustituir personas.

El objetivo es utilizar mejor su tiempo.

¿Cómo empezar a automatizar?

Antes de seleccionar una herramienta, conviene seguir un proceso sencillo.

Primero, describa el proceso tal como funciona actualmente.

Después, identifique cada una de sus etapas.

Mida cuánto tiempo requiere y con qué frecuencia se realiza.

Determine dónde aparecen errores, duplicaciones o retrasos.

Finalmente, pregúntese si alguna etapa puede eliminarse, simplificarse o automatizarse.

Eliminar → simplificar → automatizar.

El error de comenzar por la tecnología

Uno de los errores más frecuentes consiste en buscar primero una herramienta.

Una empresa puede adquirir un software pensando que resolverá un problema, cuando en realidad el problema está en el propio proceso.

Por eso, la tecnología debería ser el segundo paso.

El primer paso es comprender qué está ocurriendo.

Automatización y productividad

La productividad no consiste simplemente en hacer más cosas.

También significa utilizar mejor los recursos disponibles.

Si una persona dedica varias horas a introducir información, preparar reportes o realizar seguimientos manuales, existe una oportunidad para analizar si parte de ese trabajo puede simplificarse.

El tiempo liberado puede utilizarse en actividades que aporten mayor valor al negocio.

Pero esto debe medirse.

¿Cómo saber si una automatización funciona?

Antes de implementar una solución, conviene establecer una referencia.

Por ejemplo:

Tiempo utilizado antes de automatizar.

Cantidad de tareas realizadas.

Número de personas involucradas.

Errores o incidencias.

Tiempo utilizado después de la mejora.

A partir de estos datos, la empresa puede determinar si realmente consiguió una mejora.

Consejo práctico

Elija un proceso pequeño y repetitivo.

Documente cómo funciona actualmente.

Calcule cuánto tiempo consume durante un mes.

Después analice si puede eliminarse, simplificarse o automatizarse.

Este pequeño ejercicio puede revelar oportunidades que anteriormente pasaban desapercibidas.

Errores frecuentes

Automatizar un proceso que no está bien definido.

Comprar software antes de comprender el problema.

Intentar automatizar demasiadas actividades al mismo tiempo.

No medir el tiempo antes y después.

Pensar que toda automatización produce automáticamente un beneficio.

Checklist de automatización

☐ ¿El proceso se repite con frecuencia?

☐ ¿Cuánto tiempo consume?

☐ ¿Cuántas personas participan?

☐ ¿Se introduce información más de una vez?

☐ ¿Se producen errores?

☐ ¿Existen retrasos?

☐ ¿Puede eliminarse alguna etapa?

☐ ¿Puede simplificarse?

☐ ¿Puede automatizarse?

☐ ¿Cómo mediremos la mejora?

Preguntas frecuentes

¿Qué es la automatización empresarial?

Es el uso de tecnología para ejecutar determinadas tareas o procesos con menor intervención manual.

¿Todas las empresas necesitan automatizar?

No necesariamente. Primero conviene identificar si existen procesos donde la automatización puede generar un beneficio razonable.

¿Qué tareas son más fáciles de automatizar?

Generalmente aquellas que son repetitivas, estructuradas, frecuentes y basadas en reglas relativamente claras.

¿La automatización sustituye a los empleados?

No necesariamente. En muchos casos busca reducir tareas repetitivas para que las personas puedan concentrarse en actividades de mayor valor.

¿Cuál debería ser el primer proceso que una empresa automatice?

Depende de cada empresa. Una buena opción inicial suele ser un proceso frecuente, medible y que genere una carga de trabajo innecesaria o repetitiva.

En resumen

La automatización empresarial no comienza con un software.

Comienza con una pregunta:

¿Qué estamos haciendo manualmente que podría hacerse de una manera más sencilla?

A partir de ahí es posible identificar procesos, medir su impacto, establecer prioridades y determinar dónde la tecnología puede aportar valor.

La reflexión del director

Antes de invertir en una nueva herramienta, vale la pena observar cómo trabaja realmente la empresa.

Quizá el mayor problema no sea la falta de tecnología.

Quizá sea el tiempo que se está perdiendo en procesos que nunca fueron diseñados para crecer.

En nuestro próximo artículo

Después de identificar qué procesos pueden automatizarse, surge una pregunta todavía más importante:

¿Cuánto dinero puede ahorrar mi empresa automatizando procesos?

Analizaremos cómo convertir el tiempo y los recursos que pueden liberarse en una estimación económica que ayude a tomar mejores decisiones.

¿Quiere identificar oportunidades de automatización?

JRR Digital Services puede ayudarle a analizar sus procesos y encontrar oportunidades de eficiencia.

Antes de automatizar, conviene identificar dónde puede generarse el mayor valor para su empresa.

Analizar oportunidades de automatización

Equipo empresarial analizando procesos para identificar oportunidades de automatización y mejorar la productividad.